Videokonference od A do Z – přehled komunikačních a videokonferenčních aplikací

V současném světě, kde jsme stále více propojeni digitálním prostředím, se videokonference stávají nezbytnou součástí naší mnohdy každodenní komunikace. Díky nim mohou firmy efektivně spolupracovat, budovat obchodní vztahy a udržovat kontakt se svými partnery po celém světě. Existuje celá řada videokonferenčních aplikací a zařízení, které nabízejí různé funkce a přednosti, ale i úskalí a nevýhody, na které v dalším textu upozorníme. Začneme ale od základů.

Videokonference – o co jde?

Videokonference je specifická komunikační forma, která v reálném čase umožňuje účastníkům z různých míst komunikovat pomocí datových streamů zvuku a videa. Tato technologie umožňuje lidem, aby se setkali online a vedli konverzace, ať už prostřednictvím počítače, chytrého telefonu, tabletu, nebo speciálního videokonferenčního zařízení.

Videokonferenční zařízení

K dispozici je vám celá řada různých zařízení, která umožňují provozování videokonferencí:

• Počítače – naprostá většina moderních notebooků je vybavená vestavěnou kamerou a mikrofonem, což znamená, že jsou připraveny na videokonference. Stačí mít stabilní internetové připojení a vhodný software (ke kterému se dostaneme). Pokud ale používáte klasický desktopový počítač, bude nutné jej dovybavit externí webkamerou, případně vhodným monitorem s integrovanou webkamerou.
• Chytré telefony a tablety – mobilní zařízení se často používají pro videokonference, jsou kompaktní a snadno přenosná. Ideální je použít kompatibilní držák, aby bylo zařízení zafixované na místě a váš videostream ostatním účastníkům „neplaval“.
• Speciální videokonferenční zařízení navržená speciálně pro videokonference. Patří sem konferenční kamery, reproduktory, mikrofony a integrované systémy, které poskytují vysoce kvalitní zvuk a obraz a nabízejí pokročilé funkce – například automatické trackování obličeje právě hovořícího účastníka videokonference nebo kryptografický protokol poskytující skvěle zabezpečenou komunikaci.

Videokonferenční tipy a etiketa

Ještě než se pustíme do rozebírání jednotlivých videokonferenčních aplikací a komunikátorů, máme pro vás níže několik tipů, jak samotné videokonference „bez úhony“ provozovat (zejména na home office). Možná vám spousta z nich přijde naprosto samozřejmá, pak je to v pořádku a berte je pouze jako ujištění.

• Vhodné videokonferenční aplikace – ty postupně projdeme v další kapitole, na tomto místě tedy pouze zmíníme, že zcela zásadním parametrem je počet účastníků videokonference. Volte tedy takovou videokonferenční aplikaci, která vámi požadovaný počet účastníků podporuje.
• Vhodné technické zajištění videokonference – patří sem kvalitní (a ničím nezakrytý) mikrofon (nekvalitní obraz nepředstavuje takový problém jako nesrozumitelný zvuk), vyčištěná čočka integrované či externí webkamery, a především rychlé stabilní internetové připojení (spolehlivější než Wi-Fi je klasické kabelové LAN připojení). Na tyto technické aspekty raději upozorněte i ostatní účastníky, aby videokonference probíhala optimálním způsobem.
• Vhodné organizační zajištění – videokonferenci pořádejte v prostředí, kde vás ani ostatní účastníky nikdo nebude rušit nenadálými příchody, zamluvte si zasedací místnost (popř. zamkněte kancelář), ztlumte telefon a všechny upozorněte, že budete nedostupní (to platí i pro nastavení příslušného statusu v chatovacích a komunikačních aplikacích). Zkrátka postupujte naprosto stejně, jako byste to udělali při klasickém osobním jednání. S tím souvisí rovněž vaše vlastní příprava, nachystejte si a otevřete všechny podklady, které hodláte během videokonference používat nebo sdílet.  Pokud nemáte s videokonferencemi dostatek zkušeností, vyzkoušejte si raději předem, jak funguje sdílení dokumentu či obrazovky. V neposlední řadě nezapomeňte na dress code, zejména v případech home office. Vyhnete se tak trapným situacím, kdy budete muset z nějakého důvodu vstát a odhalit, co máte na sobě (podobných „trenýrkových faux-pas“ byl za dob pandemie plný internet).
• Vhodný průběh videokonference – požádejte účastníky, aby měli ve výchozím stavu ztlumené mikrofony a zapínali si je pouze tehdy, pokud budou vyzváni k řeči. Případně je upozorněte, že se můžou hlásit o slovo nebo představte další funkce platformy, na které se videokonference koná.
• Vhodný „fail-safe“ plán – pokud se jedná o skutečně významnou videokonferenci (prezentace klientovi apod.), raději si připravte havarijní plán pro případ technického či organizačního selhání. Určete některého ze svých kolegů jako „krizového manažera“ a všem účastníkům na něj dopředu pošlete kontakt. Bude ostatní instruovat, jak se ke schůzce připojit, případně jak se připojit k záložní platformě v případě technického selhání.

Komunikátory a chatovací aplikace

V současnosti máme k dispozici a používáme celou škálu komunikačních a chatovacích aplikací a platforem. Nemusí jít ve všech případech přímo o videokonferenční aplikace, obvykle se používají zejména pro peer-to-peer textovou komunikaci, nicméně je lze v krajní nouzi použít jako havarijní či zástupné řešení. Níže uvádíme několik nejpoužívanějších:

• Messenger – nástroj od společnosti meta (dříve Facebook). Zvládá textovou komunikaci v chatu, ale i audio a video hovory, včetně skupinových (až pro 50 účastníků). Jde o masově široce rozšířenou aplikaci s desktopovou i mobilní verzí a je přístupná i z mobilního prohlížeče nebo (popř. v rámci rozhraní sociální sítě Facebook). K dispozici je i sdílení obrazovky a velmi omezené sdílení souborů (lze sdílet pouze soubory určitého typu a velikosti).
• WhatsApp – i tento nástroj je od společnosti meta, primárně je určený pro chatovou komunikaci dvou a více osob. Ale zvládá i skupinové hovory, avšak jen pro 4 účastníky. Nezvládá sdílení obrazovky a omezené je rovněž sdílení souborů. To vše (včetně podpory komunikace až pro 100 účastníků) by měla přinést placená verze pro firmy, na které se v současnosti pracuje a měla by být co nevidět dokončena.
• Skype je dnes už zastaralé řešení od společnosti Microsoft a uvádíme jej spíše pro úplnost – jde stále o velmi rozšířený program, byť ho vytlačuje Microsoft Teams. Je primárně určený pro hlasové hovory a videohovory a dokáže spojit až 50 účastníků současně. Umí sdílet obrazovku resp. okno jiné aplikace.

Komunikujte především bezpečně

Používejte pouze bezpečné komunikátory, ne všechny totiž vyhovují doporučovaným standardům kybernetické bezpečnosti, a to s ohledem na tzv. end-to-end šifrování. Jedná se o bezpečnostní funkci, která zajišťuje ochranu dat komunikace mezi příjemcem a odesílatelem takovým způsobem, že je čitelná výhradně aktivním účastníkům a nikomu jinému (včetně provozovatelů komunikačních aplikací či dalším stranám, které mohou ke konverzacím získat přístup). Pokud aplikace end-to-end šifrování nepodporují, je komunikace dostupná i provozovatelům služby, případně opět i dalším třetím stranám.

NÚKIB (Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost) vytvořil poměrně detailní analýzu následujících komunikačních aplikací (ty aplikace, které podporují end-to-end šifrování, jsou v seznamu zvýrazněné tučným písmem):

• Whatsapp 
• Signal
• Threema
• Telegram
• Messenger
• Google Messages
• iMessages

Videokonferenční aplikace

Videokonferenčními aplikacemi rozumíme software, který umožňuje skupině účastníků komunikovat primárně prostřednictvím videa a zvuku. V současnosti máte k dispozici celou řadu videokonferenčních aplikací s různými funkcemi a možnostmi – a také s různými pořizovacími či provozními náklady. Níže si představíme ty nejpopulárnější a podíváme se „na zoubek“ jejich přednostem i nevýhodám:

Zoom: flexibilní volba pro B2B videokonference

Zoom se stal díky špičkovému zvuku a možnosti připojení až 100 účastníků jedním z nejpopulárnějších nástrojů pro videokonference ve všech segmentech, B2B nevyjímaje. Tato flexibilní platforma nabízí jednoduché a snadno použitelné rozhraní, které umožňuje rychlé a pohodlné zapojení do virtuálních schůzek – volající můžete snadno „rozmístit“ do samostatných konferenčních místností, což oceníte při nejrůznějších formách brainstormingu nebo interaktivní výuce či školení.

Zoom poskytuje také další užitečné funkce, jako je sdílení obrazovek, chatování,  nahrávání schůzek a live přenosy přes platformy Facebook a YouTube. Zoom je ovšem placený a má pouze anglické uživatelské rozhraní. Shrnutí výhod:

• Jednoduché a přehledné rozhraní i používání, a to na desktopu i mobilních zařízeních.
• Škálovatelnost.
• Desítky integrací a doplňků.
• Funkce jako ankety, oddělené místnosti, sdílení obrazovky atp.

→ Tip: Přečtěte si případovou studii o efektivním videokonferenčním řešení.

Google Meet Education/Enterprise: volba zejména pro vzdělávací instituce

Na druhém místě pomyslného žebříčku popularity videokonferenčních aplikací se umístil nástroj Google Meet Education. Nabízí live přenosy, české rozhraní a je zdarma pro školy a vzdělávací instituce – pro B2B segment je pak určena varianta placená Enterprise. Obě varianty umožňují připojení až 100 účastníků k videokonferenci nebo až 8000 v chatu, samozřejmostí je potom sdílení obrazovky a výhodou možnost připojování přímo z Google kalendáře i doba trvání videokonference až v délce 19 hodin. Odpadá nutnost instalace dedikované aplikace či rozšíření webového prohlížeče. V bezplatné verzi může skupinová schůzka (více než 3 lidé) trvat nejvýše 1 hodinu, individuální schůzky a placené verze pak umožňují volat klidně celý den. Naopak výhodou placených verzí je i možnost nahrávání videokonference, vytváření dílčích místností, prezenční listiny a možnost pořádat živý přenos až pro 100 000 diváků.

Shrnutí výhod:

• Integrace s Google Workspace a dalšími aplikacemi Googlu.
• Není nutné stahovat a instalovat žádný software či doplňky.
• Škálovatelnost a snadné používání.
• Možnost živého vysílání na YouTube a živých titulků během hovorů.

Microsoft Teams: komplexní videokonference

Microsoft Teams je jednou z nejvýznamnějších platforem pro videokonference a spolupráci v podnikovém prostředí. Tato komplexní aplikace nabízí širokou škálu funkcí pro virtuální schůzky, sdílení obrazovek, chatování a aktivní spolupráci na dokumentech v reálném čase. Poskytuje vylepšené možnosti, jak schůzku organizovat (účastník může např. virtuálně „zvednout ruku“ a dát tím najevo, že si přeje mluvit); množství filtrů pozadí, které snadno zakryjí místnost za vámi apod.

Podporuje připojení až 300 účastníků videokonference a až 5000 účastníků chatu, a to bez časového limitu. Pro B2B segment je Microsoft Teams výhodný díky své integraci s dalšími podnikovými nástroji, jako je Outlook a SharePoint. Uživatelé mohou snadno přistupovat k firemním e-mailům, kalendářům a dokumentům přímo v aplikaci Teams, což usnadňuje koordinaci a spolupráci na projektech.

V rámci balíku Microsoft 365 je navíc zdarma (pokud tento balík nevyužíváte, máte přesto možnost vyzkoušet Microsoft Teams v rámci 30denního zkušebního předplatného). Pokud chcete, můžete MS Teams používat i zcela bezplatně. Limit účastníků videokonference je v tom případě 300 a možnost sdílet soubory do společného úložiště je 10 GB je omezená na 2 GB na uživatele (jinak je to 1 TB na uživatele). Určitou nevýhodou může být pro někoho příliš komplikované uživatelské rozhraní.

Shrnutí výhod:

• Robustní videokonferenční aplikace s možností spolupráce na online dokumentech.
• Automatické ukládání chatu, funkce pro poznámky a přepis hovoru.
• Naplánování hovoru a možnost připojení i z „konkurenčního“ prostředí Google Workspace.
• Sdílení obrazovky, ale i všech typů souborů upravitelných v reálném čase.

Cisco Webex: videokonference na špičkové úrovni

Cisco Webex je další významnou platformou pro videokonference, která je oblíbená v B2B segmentu díky vynikajícímu obrazu i zvuku – videokonferenční zařízení Cisco patří k naprosté špičce a nabízí i takové vychytávky jako automatické ostření a zoomování kamery na právě hovořící účastníky. Díky perfektní audiovizuální kvalitě získáte skutečně pocit, že sedíte ve stejné konferenční místnosti Tato profesionální videokonferenční aplikace nabízí pokročilé funkce a zabezpečení (obsahuje Transport Layer Security, tedy kryptografický protokol poskytující skvěle zabezpečenou komunikaci), které jsou důležité pro firemní prostředí včetně neomezené telefonní komunikace v rámci platformy, a to v 56 zemích světa.

→ Tip: Přečtěte si více o efektivní týmové práci se Cisco Webex.

Tato platforma také poskytuje další funkce, jako je interaktivní bílá tabule, chatování a spolupráce na dokumentech, a dokonce umožňuje bezdrátové sdílení, kdy nemusíte instalovat žádný software.

Cisco Webex snadno integrujete s aplikací Outlook, MS Teams, Slack nebo třeba Skype. Při školeních vám bude k dispozici řada interaktivních nástrojů, které umožňují zadávat účastníkům úkoly k samostatnému i společnému řešení a následně je vyhodnocovat.

Služba není bezplatná, obsahuje nicméně 90denní zkušební předplatné, v jehož rámci se můžete rozhodnout, zda vám bude tento nástroj pro videokonference skutečně vyhovovat.

Shrnutí výhod:

• Perfektní kvalita zvuku i obrazu.
• Důraz na zabezpečení vaší komunikace.
• Škálovatelnost a integrace nástrojů třetích stran.
• Neomezené telefonní komunikace v rámci platformy v 56 zemích světa.

Jakou videokonferenční aplikaci zvolit?

V dnešním digitálním věku jsou videokonference klíčovým nástrojem pro obchodní komunikaci – firmy díky nim mohou efektivně spolupracovat, navazovat obchodní vztahy a udržovat kontakt se svými partnery i zaměstnanci po celém světě. Volba ideální videokonferenční aplikace pak bude záviset na vašich požadavcích i aktuálně používaných firemních nástrojích:

• Jaký počet účastníků se bude do vašich videokonferencí zapojovat?
• Jak budou vaše videokonference dlouhé?
• Využijete, nebo dokonce potřebujete živé přenosy na platformy YouTube nebo Facebook?
• Používáte ve firmě kancelářský balík od Microsoftu, nebo od Googlu? Potom se pravděpodobně přikloníte buď k Microsoft Teams, nebo Google Meet Enterprise (kvůli jednodušší integraci nástrojů).
• Požadujete nekompromisní audiovizuální kvalitu i bezpečnost připojení? Potom je jasnou volbou Cisco Webex.

Neváhejte se na nás obrátit, během bezplatné konzultace vyslechneme vaše požadavky a doporučíme optimální videokonferenční řešení právě pro vás.