IT asset management – jak na správu softwaru i hardwaru

Představte si fiktivní firmu Jouza a syn, s. r. o. Je vcelku jedno, jakým konkrétním oborem podnikání se tato firma zaobírá, pro nás je zajímavé, že má kolem 30 stálých zaměstnanců, kteří ke své práci potřebují desktopový počítač či laptop a mobilní telefon. Jouza mladší se v otcově firmě ujal role šéfa IT oddělení. Moc mu to nejde a mimo jiné se potýká s následujícími problémy: 

• Nemá přehled o lidech a procesech. Kvůli tomu moc netuší, čím kdo disponuje (nebo by disponovat měl či neměl), kde se to nachází a kdo za věci a zařízení zodpovídá. Bohužel ani netuší, že se některá zařízení „ztrácejí“ výrazně častěji, než by bylo záhodno. 
• Má zmatek „v papírech“. Sice jde o digitální dokumenty, ale nemá v nich pořádně udělané evidence, které jsou roztroušené v mnoha tabulkách. Kvůli tomu občas někdo čeká na požadovaný kus techniky výrazně déle, než by musel. A naopak jiná zařízení zbytečně leží ve skladu, protože pro ně momentálně není žádné uplatnění. 
• Špatné výsledky auditů – auditoři opakovaně udělili napomenutí na nelegální software, ať už šlo o neplatné licence nebo „černotu“ potají instalovanou zaměstnanci. 
• Nevalné rozpočtování – díky roztroušeným nebo chybějícím záznamům se jen velmi špatně dělají rozpočty na IT na následující fiskální období. Kvůli tomu se jeden rok IT oddělení potýkalo s nedostatkem finančních prostředků.  
• Nedostatečné kybernetické zabezpečení – nemusí vědět o nových zařízeních v síti a tato zařízení mohou představovat potenciální riziko kybernetického útoku. Jestliže o zařízeních v síti nemáme dostatečné informace, nedochází k jejich údržbě a průběžnému aktualizování – a zařízení se tak stávají potenciálním zdrojem útoku. Kybernetičtí útočníci mohou využít zranitelnosti, dostat se do sítě a způsobit v organizaci škody (výpadek kritického systému, únik dat a další). 

Ponechme nyní stranou úvahy o tom, že kdyby v předchozím příkladě nešlo o „rodinný podnik“, skončil by Jouza junior už dávno na dlažbě, nebo co hůř, jako učitel úvodu do informačních technologií na základní škole. Spíše se zaměřme na společného jmenovatele výše uvedených problémů. Je jím zcela absentující asset management. 

Co je asset management? 

Význam pojmu management je asi jasný (stačí jen s žertem dodat, že manager nežere manu, ale řídí), jak je to ale s výrazem „asset“? Termín „asset“ znamená aktivum nebo zdroj, tedy něco, co firmě přináší nějaký užitek. Asset management můžeme tedy obecně přeložit jako správu aktiv. Mohou to být finanční prostředky, zaměstnanci, ale také IT prostředky, tedy hardware, software a licence. V takovém případě hovoříme o tzv. IT asset managementu. Jedná se proces (nebo soubor procesů), jejichž smyslem a cílem je, aby byla IT aktiva ve firmě sledovaná, kontrolovaná a patřičně používaná po celou dobu jejich životního cyklu. Pokud nějaké aktivum nepřispívá společnosti, znamená to, že je čas jej renovovat, modernizovat nebo zlikvidovat. Jinými slovy IT asset management zahrnuje postupy a strategie pro dohled, správu a optimalizaci IT systémů, hardwaru a dat.  

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak mít hardware i software pod kontrolou pomocí asset managementu. 

Teď se možná zeptáte: můžeme na asset management používat prostě běžný kancelářský balík (jako M365) a vést si evidenci v tabulkovém procesoru? Ano, to samozřejmě můžete. Stejně tak si můžete nad zapálenou pneumatikou opékat kuře položené na lopatě. Možné to je, ale výsledek není příliš valný. A pokud má vaše společnost desítky, nebo dokonce stovky zaměstnanců vybavených IT zařízeními, tak na té lopatě neopékáte kuře, ale rovnou celé tele. A to už na lopatě zkrátka neudržíte. Je proto vhodné se poohlédnout po specializované službě nebo nástroji pro asset management, který vám ono pomyslné tele opeče za vás. Bez práce (téměř) a zápachu ze spálené pneumatiky. Zato s nižšími náklady na IT servis a se zvýšením bezpečnosti i produktivity. 

Asset management – význam a přínosy 

Se správným systémem či nástrojem pro asset management si uděláte ucelený přehled o zařízeních v síti celé firmy. Asset management umožní jednoduchou správu technických aktiv z jednoho místa –kdykoliv tak budete mít k dispozici informace o tom, kdo majetek používá, v jakém je zařízení stavu a kde se nachází. Můžete si také zobrazit přehled majetku svěřeného uživatelům, seznam zařízení daného oddělení či seznam všech oprav a revizí konkrétního typu aktiv. 

Díky přehledu o softwarových aktualizacích navíc lépe ochráníte svá data a budete mít na jednom místě všechny podklady pro strategická rozhodnutí ohledně nákupu nových zařízení a licencí. Nepotřebujete již žádné tabulky a manuální nestrukturovanou evidenci, ale budete mít úplná a přehledná data, ve kterých se dá jednoduše vyhledávat. Asset management usnadní práci a přehled při dodání podkladu pro audity IT apod. 

Význam asset managementu a jeho přínosy můžeme vyjádřit i takto: 

• Vše na jednom místě – zabráníte tomu, aby se správou aktiv zabývalo paralelně více zaměstnanců a aby byly decentralizované i příslušné informace o aktivech. To přispívá i k vyšší informovanosti managementu. 
• Optimalizace využívání prostředků – asset management šetří prostředky tím, že pomáhá vyhnout se zbytečným nákupům a snižuje náklady na licence a podporu. Zvýšená kontrola také vynucuje dodržování bezpečnostních a právních zásad a snižuje rizika.  
• Ochrana dat – udržovat všechna zařízení ve vaší síti aktualizovaná můžete jen tehdy, pokud o každém zařízení víte. Pravidelné aktualizace a patchování jsou přitom zásadním krokem, aby se nikdo zvenčí nedostal k vašim firemním datům.  
• Automatizace procesů – díky pokročilým nástrojům pro asset management odpadne spousta manuálních úkonů, které zbytečně zvyšují náklady a ubírají drahocenný čas IT specialistů. Zaměstnanec může například použít samoobslužný portál pro vyžádání licence k běžnému předplatnému softwaru. Pomocí již existujících pravidel lze tento požadavek schválit díky odkazu odeslaného za účelem poskytnutí přístupu k předplatnému.  

Tip: Přečtěte si, co získáte skutečnou digitální transformací podniku. 

Procesní popis IT asset managementu 

Jak už jsme zmínili, asset management není projekt, ale kontinuální proces, který týmy nebo odpovědné osoby provádějí pravidelně či podle toho, jak se mění aktiva, cíle a nástroje. Obvykle probíhá v následujících krocích: 

• Inventář majetku – prvním krokem v procesu asset managementu je vytvoření podrobné inventury veškerého majetku IT. Inventář zahrnuje aktiva, která máte, kde se nacházejí, kdy a za kolik byla zakoupená apod.  
• Výpočet nákladů životního cyklu – druhým krokem je výpočet nákladů životního cyklu pro všechna aktiva ve vašem inventáři. Během průměrné životnosti aktiva vznikají příležitosti pro vícenáklady, jako jsou náklady na údržbu, kapitál a likvidaci. Díky výpočtu nákladů životního cyklu je inventář vašeho majetku přesný a použitelný. 
• Sledování – třetím krokem je sledování prostřednictvím nástroje pro asset management. Vaším cílem je průběžně monitorovat IT aktiva během jejich životního cyklu a bedlivě sledovat věci, jako je smlouva, licence a vypršení platnosti záruky.  
• Údržba – zahrnuje opravu majetku, upgrade a výměnu. Všechny činnosti údržby by měly být sledovány v nástroji IT asset managementu, aby bylo možné data použít k pochopení celkové výkonnosti majetku. 
• Finanční plánování – posledním krokem je finanční plánování. S přesným obrazem vašich IT aktiv, jejich fáze životního cyklu i jejich nákladů můžete efektivně plánovat do budoucnosti. Jedním z cílů finančního plánování je určit rozpočet potřebný k udržení nebo zlepšení „úrovně služeb“, které váš tým poskytuje pro vaše nejdůležitější aktiva. Aktivum, které bylo úspěšně spravováno s vysokou úrovní služeb (např. service desk nebo SOC), bude stejnou úroveň potřebovat i v budoucnu. Aktiva s nedostatečnou výkonností mohou v budoucnu vyžadovat vyšší úroveň služeb, což znamená i vyšší náklady. 
• Vyhodnocování – na základě sledu kontrol, aktualizací a výměn zařízení i softwaru budete moci optimalizovat další procesy i nákupy.   

Tip: Podívejte se, zda upřednostnit provoz, nebo bezpečnost, a jak vnímat IT jako celek. 

Asset management a asset manažeři 

Ke specializovanému nástroji je zapotřebí i specialista. Role jako IT asset management specialista nebo IT asset manager jsou zodpovědné za komplexní organizaci a implementaci výše uvedených procesů. Ví, jak se ve firmě používají IT aktiva, což jim pomáhá činit informovaná rozhodnutí o tom, zda by tato aktiva měla být nahrazená nebo upgradovaná. To vyžaduje znalost různých typů dat, včetně finančních informací, záznamů o zásobách, záznamů o servisní historii a dalších. Kromě toho musí mít odborníci na asset management silné komunikační dovednosti a být schopní efektivně komunikovat napříč odděleními a úrovněmi v rámci celé společnosti. 

Úlohou IT asset managera není pouze dohlížet na správu a údržbu aktiv informačních technologií jménem společnosti, ale také zajistit, aby tato aktiva byla využívaná způsoby, které jsou v souladu s interními politikami i vnějšími předpisy. Samozřejmě lze služby IT asset managera outsourcovat, ale k tomu se ještě dostaneme. 

Tip: Mohl by vás zajímat průvodce IT auditem. 

Shrnutí aneb s čím vším vám asset management konkrétně pomůže 

Obecně asset management zahrnuje následující: 

• Hardware audit a evidence majetku. 
• Software audit a správa licencí. 
• Plánování úloh a automatické upozorňování na problémy. 
• Detailní manažerské sestavy, grafy a statistiky. 
• Automatizace procesů – zvýšení efektivity a snížení rizik. 

Kvalitní nástroj pro asset management by vám měl nabídnout následující: 

• Evidence a přehledy aktiv – evidence by měla pochopitelně neustále dostupná, ale navíc by měla mít přehledné uživatelské rozhraní, optimálně nabídnout stromovou strukturu nebo jiné hierarchické uspořádání evidovaných aktiv. 
• Konfigurační databáze – typicky obsahuje desítky (ale i stovky) různých typů konfiguračních položek fyzické i virtuální IT infrastruktury. Dobrý asset management nástroj by měl konfigurační databázi vizualizovat na úrovni logických vazeb, abyste mohli snadno zjistit dopady případných změn nebo údržby konkrétních zařízení či prvků. 
• Správa celého životního cyklu – získáte přehled o všech zařízeních v celém průběhu jeho životního cyklu, tj. od nákupu, přes údržbu, opravy a upgrady, až po jeho vyřazení. Každé aktivum by mělo mít dohledatelnou celou historii průběhu svého životního cyklu. Díky tomu máte možnost dohledat už jinak nedostupná data nebo analyzovat spolehlivost jednotlivých zařízení.  
• Automatická detekce zařízení – nástroj by měl automaticky registrovat data o hardwaru i softwaru ve vaší podnikové síti, abyste se nemuseli starat o ruční detekci.  
• Podklady pro audit – všechna data, která by si mohli vyžádat auditoři v rámci softwarového (ale i hardwarového) auditu, by měl dobrý nástroj pro asset management poskytnout během několika okamžiků. 

Jak vám s asset managementem pomůžeme my? 

Zajistíme pro vás v zásadě vše, co jsme popisovali výše: 

1. Provedeme analýzu aktuálního stavu technických aktiv ve vaší společnosti. 
2. Nastavíme procesy a životní cyklus aktiv. 
3. Stav vašich aktiv budeme pravidelně sledovat a vyhodnocovat. 
4. O všech opravách a aktualizacích vás vždy informujeme v dostatečném předstihu, aby co nejméně narušily chod vaší společnosti. 

Díky našemu řešení asset managementu získáte plnou kontrolu nad hmotným i nehmotným majetkem vaší společnosti – od inventarizace a evidence majetku až po souhrn užívaných zařízení a softwarových licencí používaných ve vaší firmě. Navíc od nás získáte veškeré potřebné licence a proškolíme vás, jak naše služby využívat co nejefektivněji. Ozvěte se nám, důvěřují nám malé firmy i velké korporáty. Přidejte se k nim i vy.