Ať už jste nebo nejste příznivci technologií, faktem je, že tento článek právě čtete na displeji vašeho zařízení a v práci pravděpodobně používáte počítač. Jeho zavedení se dříve také mnohé firmy bránily, ale dnes si bez nich umí práci asi už jen těžko představit. Tuto fázi digitalizace už tedy máte za sebou, teď je na čase naučit se využívat technologie tak, aby vám ušetřily čas, výdaje i námahu.
Aby digitalizace firmy byla všestranně přínosná, musí být promyšlená a komplexní.
Takhle to nedělejte
Odstrašující příklad je třeba letos zavedené povinné odevzdávání daňových přiznání přes datovou schránku, které ale úřadům přidělalo víc práce než užitku. Nejenže systém neumí takto odevzdaná daňová přiznání přečíst a úředníci je musí ručně přepisovat – ale hlavně není komplexní. Lidé navíc často neumí přiznání odevzdat ve správném formátu, a tak jim úředníci musí po telefonu vše vysvětlovat a tím ztrácí spoustu času – tudíž není ani promyšlená. Myšlenka je tedy sice dobrá, ale provedení drhne. To se vám nesmí stát.
Co tedy digitalizovat?
Jako první si určitě udělejte jasno v tom, jaká forma digitalizace firmy pro vás má smysl a jestli vám také práci spíš nepřidělá, než aby vám ji ubrala. Když mluvíme o digitalizaci firmy, neznamená to jen digitalizaci dokumentů a účetnictví, ale především digitalizaci procesů a celých pracovních postupů.
I když je s tím samozřejmě spojená i digitalizace dat, bez které by digitalizace procesů nebyla možná. K tomu vám nejlépe poslouží cloud. Data je totiž obvykle nutné sdílet mezi členy týmu a zároveň je ukládáním na cloud zálohovat.
→ Tip: Přečtěte si více o používání cloudu vs. on-premise řešení.
Ušetřete si zbytečnou práci
Jako první analyzujte firemní procesy a ptejte se sami sebe, zda nejdou vylepšit nebo jestli nějaká z činností, které zaměstnanci vykonávají, vlastně není jen mechanická a nešlo by ji tedy automatizovat. Díky chytrým nástrojům jako třeba Power Automate od Microsoftu si můžete sami navolit automatizaci opakujících se úloh a ušetřit tak zaměstnancům rutinní práci, a to bez znalosti programování.
Můžete tak například přesouvat data z jednoho dokumentu do druhého, aniž by je musel někdo ručně kopírovat, nastavit automatické publikace, upozornění nebo odesílání dat příslušným kolegům. Pomocí časovače můžete nastavit, aby se nějaká akce opakovala v určitých intervalech, aniž by ji kdokoliv kontroloval nebo ručně prováděl. Možností, jak Power Automate nebo jiné podobné nástroje využít pro digitalizaci procesů, je nepřeberné množství a jsou specifické pro každou firmu.
Řiďte firmu online
Zpravidla se vyplatí i sjednotit a digitalizovat firemní agendu. Tím myslíme zajištění systému pro projektový management, kde uvidíte, na čem jednotlivé týmy pracují, kolik toho už mají hotovo, budete moci zaměstnancům přehledně zadávat úkoly, sledovat vytíženost jednotlivých zaměstnanců a mnoho dalšího.
Díky tomu budete mít přehled o veškerém aktuálním dění ve firmě i o veškeré probíhající práci – takže budete stále v obraze a lidé budou přesně vědět, co mají dělat, aniž by se museli doptávat nebo čekat na zadání. Jednoduše jim vše (zadání, deadline i potřebné podklady) nahrajete do systému.
Jak se s digitalizací poprat
Pro některé zaměstnance může být digitalizace firmy náročnou změnou, proto je na ni psychicky připravte s dostatečným předstihem, vysvětlete, proč je důležitá a jak přesně jim usnadní práci. Po zavedení nových systémů následně všechny důkladně proškolte. Může chvíli trvat, než si všechno „sedne“, ale pokud se nějaké novinky ukážou být nefunkční, vymyslete jiné řešení.
Hlavně všechno dopředu důkladně promyslete. Jestli na sebe budou jednotlivé procesy dobře navazovat a vzájemně si nepřekážet, jestli někde nezůstane nějaká „díra v systému“ apod. Ať nedopadnete jak s daňovými přiznáními.
Několik faktů na závěr
- Společnosti, které prosazují digitalizaci, mají o 64 % vyšší pravděpodobnost, že dosáhnou svých obchodních cílů než jejich konkurenti.
- 56 % generálních ředitelů firem uvedlo, že digitální transformace zvýšila jejich zisky.
- Společnosti, které projdou digitalizací jsou průměrně o 23 % ziskovější než jejich nedigitalizovaná konkurence.
