Jak poznat kvalitu?
Komunikace je základem pro efektivní spolupráci téměř v jakémkoli oboru. Prvotním bodem je zejména to, že právě vy musíte poskytnout firmě ty správné informace. Zřetelně komunikujte a definujte, jaká jsou vaše očekávání a jaké parametry nabídky a okolnosti jsou rozhodující ve vašem procesu výběru. Díky tomu má i potenciální dodavatel možnost rozhodnout se, jestli se vašeho výběrového řízení vůbec chce zúčastnit.
Kvalitní IT firma má zpravidla nastavené finanční ohodnocení služeb tak, aby uživila nejen zaměstnance, ale také provozovnu, vybavení, a zároveň měla nějaký zisk na rozvoj k lepšímu fungování. Pokud vybíráte na základě nízké ceny, tak se velmi pravděpodobně dřív nebo později spálíte, jelikož taková firma zřejmě nebude schopna uživit kvalitní zaměstnance a tím i vysokou kvalitu služeb, které slíbila.
Dalším ukazatelem kvality je smlouva – ta vám mnohé napoví. Například to, zda to s vámi firma myslí vážně a zda je ochotná nést následky za nedodržení svých závazků. Proto vždy chtějte vidět návrh smlouvy, abyste měli garanci jak kvality služeb, tak definovanou reakční dobu, případně sankce za nedodržení smluvních závazků.
Časté jsou obavy z výpadku a následných finančních ztrát
Fungování IT prostředí a nástrojů je zpravidla podstatné pro chod jakéhokoli podnikání a sebemenší výpadek nebo komplikace můžou znamenat finanční ztráty. Tomu, jak může výpadek ohrozit vaše podnikání, jsme se věnovali v jednom z našich minulých článků. Obavy z toho, že předání IT správy neproběhne hladce a budete mít výpadek IT služeb, který ohrozí váš byznys, však už v dnešní době můžete pustit z hlavy.
U IT služeb totiž bývá běžným standardem výpovědní lhůta 2 měsíce. Pokud si domluvíte součinnost nové IT firmy s IT firmou stávající během výpovědní lhůty, výpadku se vyhnete. Obě firmy se totiž spolu domluví na hladkém předání veškerých náležitostí. Odrazují vás vyšší náklady během 2 přechodných měsíců? Zkuste je porovnat s potenciálními ztrátami následkem výpadku.
Co všechno si vyžádat od současné IT firmy?
Vždy požadujte od IT firmy zapečetěnou obálku s veškerými administrátorskými hesly a změnu těchto hesel v obálce zabezpečte vysokou smluvní pokutou pro případ, že tato hesla budou změněna bez vašeho písemného souhlasu. Budete tak mít připraveno vše potřebné pro novou IT firmu, kdykoli se pro změnu rozhodnete.
Jak probíhá přechodné období?
Pokud jste již vybrali a oslovili IT firmu, která odpovídá vašim požadavkům, čeká vás zpravidla vstupní inspekce. Během té firma provede kontrolu hardwaru a softwaru vašich firemních zařízení a celkově zmapuje prostředí vaší společnosti. Na základě toho vám poté definuje konkrétní služby a potřeby. V TOTAL SERVICE navíc po několika týdnech spolupráce zpracujeme auditní zprávu, ve které navrhneme doporučení ke zlepšení a následně zprovozníme službu v běžném režimu.
Nesmíte se ale také zapomenout připravit na to, že změna IT firmy bude vyžadovat spolupráci i z vaší strany. Není reálné, aby změna proběhla bez vyvinutí určité iniciativy, pokud ovšem budete mít šťastnou ruku při výběru, případné starosti se minimalizují a vy budete mít zasloužený klid.
