Také máte pocit, že je v dnešní době každý druhý člověk projektantem, známé osobnosti nevyjímaje? V rozhovorech jsme dříve slýchávali odpovědi jako „chystám tohle“, „pracuji na tamtom“ nebo „brzy spustíme to a to“. Dnes mají všichni nějaký projekt. Je to tak doopravdy, nebo jde jen o lingvisticky nezvládnutý slovní výstřelek?
Není všechno projekt, co se třpytí
Termín projekt vychází z latinského výrazu návrh či rozvrh. Správně se používá ve dvou významech. V kontextu inženýrských nebo stavebních činností se skutečně projektuje, tj. projektant zpracovává návrh nějaké činnosti a jejího výsledku – zařízení, stavby apod.
V ostatních než výše uvedených případech se projekt velice často chybně zaměňuje s procesem (nebo i úplně jinými věcmi, záleží na „slovní kreativitě“ mluvčího). Proces je velmi stručně řečeno soubor činností, které mění vstupy na požadované výstupy. Oproti tomu projekt znamená časově ohraničené úsilí s dedikovanými zdroji, které směřuje k vytvoření unikátního produktu nebo služby.
Jinými slovy je projekt unikání soubor činností ohraničený hodnotami tří parametrů:
- Rozsahem – ten vychází z požadovaných výsledků, kterých má projekt docílit.
- Náklady – zachycují množství dedikovaných zdrojů a prostředků (finance, lidi, stroje atd.).
- Harmonogramem – časový rámec projektu, který jasně definuje jeho trvání.
Pokud bychom každou z těchto veličin znázornili jako bod v ploše, budou tvořit vrcholy trojúhelníku (pochopitelně za předpokladu, že se body nebudou překrývat nebo všechny nebudou ležet na jedné přímce). Takový trojúhelník (jehož obsah potom udává kvalitu daného projektu) potom nazýváme projektovým trojimperativem a mimo jiné nám pomůže definovat vhodnou metodu řízení projektů.
→ Tip: Mohlo by vás zajímat, jak vytvářet strategie, které přináší dlouhodobé výsledky.
Řízení projektů
Řízení projektů (projektový management) je obor, který se zabývá řízením realizace projektů, tzn. koordinuje jednotlivé realizační složky daného projektu. Smyslem řízení projektů je co nejefektivněji dosáhnout požadovaného cíle, který je definovaný v rozsahu projektu.
V projektovém managementu existuje celá řada technik, modelů a metodik, z nichž některé přistupují k projektům spíše z kybernetického hlediska (používají síťové grafy a vývojové diagramy), jiné uplatňují pravděpodobnost a statistiku. My se zaměříme na tyto dva základní a současně naprosto odlišné přístupy k řízení projektů – waterfall model a agilní řízení. A zmíníme i jejich kombinaci.
Waterfall model – rigidní klasika a sázka na jistotu?
Vodopádový model představuje klasickou a nepružnou metodiku řízení projektů založenou na sekvenčním (sériovém) přístupu. Projekt se lineárně uskutečňuje v předem naplánovaných fázích s tím, že žádnou z těchto fází nelze přeskočit a následující fázi je možné zahájit až poté, co byla předchozí fáze dokončena a uzavřena.
Klasickými fázemi waterfall medody jsou:
- Analýza požadavků a příprava dokumentace
- Sestavení projektového plánu
- Realizace projektového plánu
- Testování prototypu
- Provoz a údržba hotového produktu
Nevýhody waterfall modelu
- Nijak se zde neprojevuje zpětná vazba od klienta (odběratele).
- Požadavky musí být precizně specifikované a nesmí se v průběhu projektu měnit.
- Vyšší riziko nedodržení harmonogramu – opoždění jedné fáze automaticky znamená opoždění všech zbývajících fází.
- Obtížné předvídání rizik a řešení neočekávaných situací.
- Je neefektivní a statisticky méně úspěšný.
Výhody waterfall modelu
- Jednoduché monitorování a řízení projektu.
- Jasně daný postup i role včetně zodpovědnosti.
- Jednoduchá komunikace.
- Lze jej realizovat i méně zkušeným či méně kvalitním týmem.
Agilní řízení projektu – moderna, která jde proti srsti?
Agilní řízení sází na moderní iterační přístup. Produkt se vyvíjí a dodává po periodách (tzv. sprintech, které obvykle trvají dva týdny), etapách, z nichž každá obsahuje fáze:
- Analýza požadavků a plánování
- Návrh
- Vývoj
- Testování
- Nasazení
- Zpětná vazba
Vtip je v tom, že po vyhodnocení zpětné vazby se opět dostáváme k první fázi (plánování na základě revidovaných požadavků). Vychází se z toho, že se na konci každého cyklu poučíme z poskytnuté zpětné vazby a tyto poznatky promítneme do cyklů následujících. Pro agilní řízení projektů je tedy stěžejní neustálé zlepšování (včetně změn v realizaci) a zaměření na zákazníka (vyhodnocování zpětné vazby).
Nevýhody agilního řízení
- Nutnost aktivního zapojení zákazníka.
- Obtížná komunikace a spolupráce mezi týmy.
- Proměnné cíle, neintuitivní.
- Nutnost nasazení skutečně kvalitního týmu.
- Nelze ho důkladně monitorovat.
Výhody agilního řízení
- Zpětná vazba od zákazníka, který je obvykle po ukončení projektu spokojenější.
- Flexibilní, reaguje na potřeby zákazníka.
- Reagování na změnu má přednost před dodržováním plánu
- Lze jej realizovat i méně zkušeným či méně kvalitním týmem.
Jakou metodu projektového řízení zvolit?
Obecně platí, že záleží na širším kontextu. Vycházet můžete ze tří úvah.
Nejjednodušší je zcela obecné zhodnocení výše uvedených výhod a nevýhod každé metody řízení projektů. Pokud je někde mezi nevýhodami uvedeno pro vás jasné „no-go“, nebude pro vaše potřeby tato metodika optimální.
Vyjít můžete i z výše zmíněného projektového trojimperativu. Waterfall metodu můžete dobře nasadit u projektů s jasně definovaným rozsahem. Příkladem může být implementace stabilní a odzkoušené verze softwaru. Pokud máte naopak pevně definovaný čas a rozsah se průběžně dojednává a plánuje, zkuste zvolit agilní metodu řízení projektů. Příkladem je vývoj softwaru pro mobilní platformy.
Třetí metodou je rozřazení projektu do jedné ze čtyř následujících kategorií:
- Jednoduchý – jasný cíl i postup, jak se k němu dobrat.
- Komplikovaný – je zapotřebí důkladná vstupní analýza, nelze vždy používat pevně daný postup.
- Komplexní – obsahuje mnoho proměnných, v průběhu dochází k dynamickým změnám.
- Chaotický – velmi rozsáhlý a dynamický, v zásadě neřiditelný.
Pro jednoduché projekty se více hodí waterfall metodika, pro komplexní iterační přístup, tj. agilní řízení projektu. Chaotické se řídit moc nedají – prostě se nějak začne a v průběhu se projekt přesune do nějaké z jednodušších kategorií. Na komplikované projekty lze teoreticky použít obojí, nebo se rozhodnout pro hybridní přístup. Ten si z waterfallu bere plánování fází z celkové perspektivy a agilním přístupem potom řeší řízení a vývoj jednotlivých úkolů.
Stále se nedokážete rozhodnout nebo pro takové rozhodnutí nemáte dostatečná data? V TOTAL SERVICE zajistíme, aby vaše data pracovala pro vás, ne vy pro ně. Ozvěte se nám, navrhneme individuální řešení, které bude nejlépe odpovídat potřebám vašeho podnikání.
