Ceny papíru neustále rostou, spotřební tiskový materiál jako tonery nebo inkoustové cartridge také zdražuje. Jak můžete snížit náklady na firemní tiskové služby?
Proveďte audit vašeho současného tiskového řešení
Jedním z prvních kroků, vedoucích k úspoře za firemní tisk, by měla být analýza vašeho současného stavu. Zvažte, jestli touto úlohou prověřit vaše interní IT oddělení – jednak by šlo o další vytížení jejich kapacit, a především můžou postrádat potřebný odstup.
Pokud používáte místní tiskárny, zvažte v rámci auditu jejich odstranění. Jsou pomalé, neefektivní, obvykle nemají síťové připojení (a obsluhují tak primárně pouze jednoho uživatele), a především mají obvykle bohužel velmi vysoké provozní náklady.
Pronájem tiskárny aneb optimalizujte náklady
Další alternativou, jak ušetříte za firemní tiskové služby, je možnost pronájmu tiskárny. Konsolidujete vaše náklady rozložením do OPEX. Vyhnete se tak velkým počátečním investicím a platíte pouze za to, co reálně využijete. Odpadnou vám rovněž náklady na provoz a servis, a především vyšší investice v případech havarijního stavu zvoleného tiskového řešení.
→ Tip: přečtěte si, jak na správnou implementaci tiskového řešení ve vaší společnosti.
MyQ a SafeQ – ušetřete až 30 % za tiskové služby
Velmi zajímavou možností, jak můžete výrazně ušetřit při produkci firemních tiskovin, je instalace specializovaného softwaru jako je SafeQ a MyQ. Obě řešení nabízejí v zásadě obdobné funkcionality a současně vysokou míru flexibility – v zásadě vám umožní úplnou kontrolu nad vaším tiskovým řešením, a to bez ohledu na velikost, počet poboček nebo složitost vaší korporátní struktury.
Systém MyQ nebo SafeQ nainstalujete na váš firemní server. Od tohoto okamžiku můžete definovat tiskové kvóty pro každého zaměstnance, a dokonce vynutit zákaz tisku citlivých dokumentů neoprávněným osobám. Dále můžete používat systém přihlašovaní k jednotlivým tiskárnám, popř. přístupové karty, abyste zabránili tisku důvěrných dokumentů bez nutnosti fyzické přítomnosti uživatele u tiskárny.
Jak to funguje?
- Uživatel ze svého počítače (nebo mobilního zařízení) odešle tiskové úlohy.
- Tisková úloha se automaticky zařadí do fronty na SafeQ nebo MyQ serveru.
- Uživatel se přihlásí PINem nebo kartou u libovolné tiskárny a dojde k tisku.
- MyQ nebo SafeQ automaticky zaznamená účetní informace o provedené tiskové úloze.
Výhody MyQ a SafeQ
Obrovskou výhodou, která vám ušetří čas a náklady, je modul účtování poplatků – vyplatí se organizacím, kde musí být náklady na tisk, skenování a kopírování zpětně účtovány jejich původci. Vše se automaticky propisuje do vašeho účetního systému. Sledujete a přesně účtujete náklady za tisk, kopie a skeny – podle uživatele, nákladového střediska, oddělení nebo projektu.
Funkce sledování, kopie a skenu napříč celým tiskovým prostředím vám poskytne užitečné a cenné údaje, které můžete použít pro optimalizaci své tiskové infrastruktury, a tím dosáhnout výrazného snížení nákladů. Řešení SafeQ a MyQ navíc můžete snadno udržovat bez pomoci techniků nebo speciálního školení, čímž dosáhnete další úspory za personál.
Dalšího výrazného snížení nákladů dosáhnete pomocí již zmíněných tiskových pravidel aplikovaných na jednotlivé zaměstnance, která kontrolují, co a jak uživatelé tisknou. Snižuje se tak počet nepotřebných tisků a kopií, mj. i díky reportům s informacemi, kolik přírodních zdrojů ušetřili. Časem tak uživatelé upraví své případné návyky nadměrné produkce firemních tiskovin.
Udělejte první krok ke snížení nákladů na firemní tisk a kontaktujte nás. Na základě analýzy pro vás vybereme optimální tiskové řešení nebo službu.
