Microsoft 365 – přehled aplikací, které vám ušetří peníze

Co je Microsoft 365? Jde o nejrozšířenější sadu kancelářských aplikací a cloudových služeb, do dubna roku 2020 známou jako Microsoft Office. Samotné aplikace podporují snadnou týmovou komunikaci, výměnu souborů, spolupráci na projektech a propojují samostatné softwarové nástroje s online službami. Výrobce – Microsoft – tuto (nejen nutně) kancelářskou sadu poskytuje na bázi měsíčního či ročního předplatného a cloudovém modelu SaaS (software as a service). Nejzákladnější aplikace jsou pochopitelně dostupné i jako klasické desktopové programy pro Windows i iOS. A právě od tohoto základu začneme a „prosvištíme“ jej alespoň pro úplnost – a navrch přidáme vždy několik méně známých zajímavostí i praktických tipů.

Microsoft 365 a „tvrdé jádro“

Když se řeklo „Microsoft Office“, první, co se většině lidí vybavilo, byl Word (anglicky Slovo), textový procesor následovaný Excelem (tabulkovým kalkulátorem), Outlookem (e-mailovým klientem) a PowerPointem (programem pro tvorbu multimediálních prezentací). Už jen málo uživatelů ještě přihodí Access, databázový program vhodný pro zpracovávání velkého množství dat (databáze si můžete si představit jako excelovské tabulky čítající ovšem až statisíce řádků a stovky sloupců, což je množství, ke kterému se Excel ani nepřiblíží).

Word

Pokud jste (stejně jako autor tohoto článku) už poněkud staršího „data výroby“, možná si budete pamatovat na DOSové textové editory, např. u nás v „devadesátkách“ populární T602 nebo digitalizací zaskočené kolegy ze staré školy, kteří neváhali třískat do tehdejších CRT monitorů a do toho hulákat „proč to nemůže fungovat jako klasickej psací stroj?!“. Pak přišel Word a všechno se… ještě víc zhoršilo.

Vůbec první verze Wordu z roku 1983 běžela také pod DOSem a kromě hromady chyb toho moc nabídnout nedokázala. Verze z roku 1989 už obsahovala chyb méně, a navíc šlo o první textový procesor, který uměl formátovat tučné písmo, kurzívu nebo typograficky nesprávný podtržený text. Ovládal se navíc myší a uměl velmi rychle dnes v zásadě nepostradatelnou funkci vyjmout/kopírovat-vložit. Navíc umožňoval neomezený počet operací zpět.

Zajímavý byl rok 2007, kdy se ve Wordu (i dalších aplikací Microsoft Office) objevilo přepracované UI (user interface – uživatelské rozhraní), které kladlo důraz na nejběžnější ovládací prvky, rozdělovalo je na karty a přidávalo specifické možnosti v závislosti na kontextu. Tedy rozhraní, které zůstalo v zásadně dodnes. V roce 2019 přibyla do Wordu funkce diktování – původně pouze v angličtině.

→ Tip: Věděli jste, že pro diktování v češtině už nemusíte používat drahý specializovaný software? Pokud chcete diktovat v češtině, je k tomu buď zapotřebí modul v prostředí Microsoft Azure, nebo operační systém Windows 11, kde můžete v libovolné aplikaci, která zaznamenává vstupy z klávesnice, aktivovat hlasový vstup klávesovou zkratkou Win + H (pochopitelně je zapotřebí mikrofon). 

Dnešní Word (2023) už umí spoluvytváření dokumentů (tj. více uživatelů v síti pracuje současně na jednom dokumentu), vizuální aktualizaci úvodního prostředí a karet, automatické ukládání do cloudu nebo třeba tmavý režim. Především jde ale o stabilní a spolehlivou aplikaci, kterou spustíte i na webu či mobilu (to ostatně platí i pro další aplikace sady Microsoft 365).

Excel

Tabulkový kalkulátor, který obsahuje přes 500 funkcí pro výpočty, tvorbu grafů a datovou analýzu pro statistické, inženýrské, finanční, ale i každodenní potřeby. Ty zpravidla zahrnují různé přehledy, harmonogramy, docházkové karty apod. Excel zvládne hromadu užitečného a práce je s ním stále intuitivnější a jednodušší, byť z dnešního pohledu působí přes 30 let stará televizní reklama už poněkud úsměvně. Dlužno dodat, že i když poslední verze Excelu od té doby značně pokročila, vizuálně je k nepoznání a umí adresovat 220 řádků a 214 sloupců (tj. něco přes 1,176 miliardy buněk), jde spíše o teoretické hodnoty a v praxi bychom na tak rozsáhlé soubory dat spíše použili Access, přinejmenším kvůli rychlosti a stabilitě. Především ale do dnešních dní není Excel skutečně přesný.

Co tím míníme? Zde je výčet největších excelovských „neřestí“:

• špatná numerická přesnost od patnáctého desetinného místa (obecně u racionálních čísel),
• problémy se zaokrouhlováním a funkcí MOD, která vrací chyby u modulo operací s velkými čísly,
• problémy s automatickým formátováním data – např. v odborných studiích ohledně genetiky Excel nesprávně převedl názvy genů na data téměř ve 20 % případů,
• nesprávné výsledky funkcí TYPE a ISTEXT při předávání řetězce delšího než 1 byte.

Znamená to snad, že je Excel děravý? Ano je. Ale neznamená to, že to při běžné kancelářské práci nějak pocítíte. Pokud jej však chcete používat pro precizní inženýrskou nebo vědeckou práci, buďte přinejmenším velice obezřetní.

→ Tip: Ačkoliv je jedním z cílům tohoto textu upozornit na skutečnost, že dost možná zbytečně používáte řadu placených softwarových nástrojů třetích stran, ačkoliv máte alternativy dostupné (zaplacené) už v rámci balíčku Microsoft 365, v případě Excelu musíme bohužel tak trochu udělat specifickou výjimku. Na skutečně přesnou vědeckou a inženýrskou práci – od které čekáte naprosto přesné výsledky – použijte raději dedikované nástroje jako Matlab nebo Wolfram.

PowerPoint

Víte, co je podle slovníku Čeština 2.0 tzv. „powerpoint karaoke“? Čtení kompletních slajdů během prezentace. I takových prohřešků proti přednáškovému bontonu se můžete dopouštět při používání PowerPointu, nástroje pro tvorbu a prezentaci prezentací (zní to toporně, ale sedí to). Jeho první verze spatřila světlo světa (či spíše CRT obrazovek) v roce 1987 – zajímavostí je, že byla určená pouze pro Macintoshe. Další zajímavostí je, že Microsoft PowerPoint akvíroval pouhé 3 měsíce od jeho prvního vydání, a to za 14 milionů dolarů, což byla v té době dosud největší akvizice Microsoftu.

PowerPoint se během 10 let od svého uvedení na trh bleskově rozšířil a v zásadě ve své kategorii ovládl svět. Přesto jej do dnešních dní většina uživatelů využívá nesprávně.

→ Tip: Při tvorbě a prezentování v PowerPointu se dle situace držte některé z těchto tří zásad:

• Méně je někdy více – vyhněte se používání složité grafiky nebo prezentování příliš komplexních témat (např. vědeckých analýz). Nízké rozlišení a zkracování důkazů a myšlenek bez podrobností může prezentaci zcela rozbít.
• Zkuste to jinak – otočte prezentace směrem k představení, spíše ve stylu jako keynotes Steva Jobse. Odstraňte všechny nepodstatné kudrlinky, pozadí, loga a prvky – vše kromě podstatného sdělení.
• Jděte na to lépe – kognitivní neurovědec Stephen Kossly radí konvenční styl používání PowerPointu, ale naučte se vyvarovat komunikačních chyb. Typickou chybou je v úvodu zmíněné powerpoint karaoke (doslovné čtení toho, co je na slidech), přeplněné slidy nejrůznějšími informacemi nebo zahlcení přílišným množstvím detailů.

Outlook

Mnoho lidí si Outlook plete – někdy dokonce s Microsoft Exchange Gmailem. Obojí sice souvisí s e-maily, ale není to totéž – zde je několik nejzásadnějších rozdílů:

• Gmail je konkurenční řešení od Googlu.

• Exchange je o řešení poštovního serveru určené středním a větším podnikům, není pro koncové uživatele.

• Outlook online je webová verze poštovního klienta.

• Nový Outlook je desktopová aplikace zatím dostupná pouze v preview verzi. Od ledna roku 2024 nahradí ve Windows aplikace Pošta a Kalendář. V současnosti nepodporuje IMAP a Gmail. Další problém je současné použití staré a nové desktopové verze (i v rámci Microsoft 365) – vypadají téměř totožně, mají identické názvy „Outlook“ a bohužel i stejnou ikonu. Přesto jde o různé na sobě nezávislé programy s odlišným kódem, kde můžete současně spravovat a používat odlišné poštovní účty, kalendáře i kontakty. Doporučujeme na novou verzi přejít až na „poslední chvíli“, kdy lze předpokládat, že bude stabilní a bez chyb.

→ Tip: Mnoho lidí v Outlooku bojuje s tzv. „skrytou kopií“, která se v okně nové zprávy nezobrazuje. Jak na to? Klikněte na tlačítko „Kopie“ a otevře se adresář s kontakty. Zcela dole se vám zobrazí „Skrytá“. Zde můžete navolit adresáty ze seznamu kontaktů nebo vložit prázdný znak, dialog zavřít a v řádku pro skryté adresáty je zadat pomocí standardního našeptávače, jako jste zvyklí u klasického „Komu“.

Microsoft 365 – truhla plná ukrytých pokladů

Kromě výše uvedených „klasik“ nabízí Microsoft 365 širokou škálu málo známých, ale mimořádně užitečných nástrojů. Tyto aplikace – ačkoliv ne tak povědomé jako jejich populární sourozenci – mohou znamenat dostupnou alternativu k sociálním sítím, projektovým aplikacím nebo dalším programům, které si možná zbytečně platíte.

Vynecháváme známý SharePoint, OneDrive nebo Teams – ty nejspíš používáte.

→ Tip: O MS Teams jsme se podrobně rozepsali v článcích 5 nejlepších nástrojů pro videokonference nebo v ultimátním přehledu Videokonference od A do Z.

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI je vynikajícím nástrojem pro analýzu dat a vizualizaci informací, se kterým můžete snadno vytvářet interaktivní reporty, dashboardy a vizualizace dat z různých zdrojů. K čemu se hodí?

• Podniková analýza – umožňuje sledovat klíčové ukazatele v reálném čase a provádět hloubkové analýzy tržních trendů.
• Procesní datová analýza – například v oblasti big data může být použitý ke sledování a analýze dat z výroby pro její následnou optimalizaci.
• Marketingová analýza – pro sledování účinnosti marketingových kampaní, segmentaci zákazníků a přesnější cílenější marketingové strategie.

Microsoft Power Virtual Agents

Power Virtual Agents umožňuje vytvářet chatboty bez potřeby znalosti programování. S jednoduchým uživatelským rozhraním můžete vytvářet interaktivní chatovací roboty, schopné 24/7 odpovídat na otázky zákazníků, nasměrovat uživatele na konkrétní stránky, nebo dokonce integrovat s dalšími systémy.

Použití je nasnadě, pro úplnost několik příkladů:

• Zákaznická podpora – chatboti odpovídají na běžné otázky klientů nebo je nasměrovávají na potřebné oddělení či stránky.
• Vnitřní IT podpora – chatboti mohou pomáhat zaměstnancům s banálními IT problémy, jako jsou změny hesel nebo žádosti o nový hardware. Na tomto místě samozřejmě stále ještě platí, že je vhodnější IT support outsourcovat.
• E-commerce – chatboti pomáhají zákazníkům kupříkladu s výběrem produktů nebo odpovídají na dotazy o dostupnosti apod.

Microsoft PowerAutomate

Jde ještě o větší kalibr – jedná se o automatizační platformu, která se dokáže zcela integrovat do webového prostředí Microsoft 365, ale zvládne i práci na desktopu. Představte si něco jako makra, ale výrazně mocnější a bez nutnosti se orientovat ve Visual Basicu (nebo jiném programovacím jazyku). Stačí umět alespoň trochu „programátorsky“ (algoritmicky) myslet. Nenechte se mýlit, i když jsme tento poklad skryli doprostřed článku, jedná se skutečně o zlatou žílu, která vám dokáže ušetřit desítky hodin měsíčně strávených na banálních rutinních úkolech.

Příklady použití:

• Interní schvalování – vytvoříte automatizované schvalovací procesy, které např. automaticky posílají notifikace o nových žádostech nebo dokumentech ke schválení.
• Automatizovaná aktualizace dat – sledujete každý den např. ceníky na webu, hledáte změny a ručně je zanášíte do excelovských tabulek? PowerAutomate dokáže procházet weby za vás a stejně tak z nich extrahovat data, vkládat je do Excelu a následně formátovat.
• Automatizované zálohování a archivace – můžete nastavit pravidla pro zálohování důležitých souborů nebo dat – lokálně i v cloudu.

→ Tip: Automatizaci jsme se věnovali i v článku Co získáte skutečnou digitální transformací podniku?.

Microsoft Planner

Planner je skvělým nástrojem pro správu úkolů a projektů. S intuitivním rozhraním a kanbanovým zobrazením umožňuje týmům snadno plánovat, přiřazovat a sledovat práci. Mnoho společností používá nějakou projektovou aplikaci (Asana, Trello, Freelo apod); Planner je ovšem překvapivě komplexní – pro každý úkol v něm vytvoříte tým, pak můžete vytvářet seznamy úkolů, které následně přiřazujete konkrétním členům. Planner dokonce vytváří grafy a vizualizace zachycující, jak blízko je každý projekt k dokončení.

Funkce jsou obdobné jako u ostatních aplikací určených pro projektové řízení:

• Agilní plánování – umožňuje vytvářet kanbanové tabule, které usnadňují sledování úkolů. V agilních projektech lze snadno přesouvat úkoly mezi fázemi a týmy, což usnadňuje reakci na případné změny.
• Delegování úkolů – můžete přiřadit úkoly dalším členům týmu a sledovat postup práce. Týmový vedoucí může efektivně monitorovat, jak rychle se úkoly dokončují a kdo je zodpovědný za jejich splnění.
• Integrace – Planner pochopitelně nabízí možnost nastavit upozornění na blížící se termíny úkolů. Díky integraci s dalšími aplikacemi v rámci Microsoft 365 pro firmy mohou týmy okamžitě reagovat na případné změny a aktualizace projektů.

Microsoft Stream

Jde o jakýsi „microsoftí YouTube“, tj. platformu pro streamování a sdílení videí – ovšem ve firemním prostředí. Umožňuje snadno nahrávat, upravovat a sdílet videa, což je ideální pro firemní školení, prezentace případně interní komunikaci.

Microsoft Forms

Toto jsou pro změnu „microsoftí Google Forms“ – jednoduchý nástroj pro vytváření anket nebo dotazníků. Snadno se používá a umožňuje vytvářet různé typy otázek, což usnadňuje sběr zpětné vazby nebo shromažďování dat od různých respondentů.

Typické využití je nasnadě:

• Kvízy a testy – můžete nastavit správné odpovědi a Forms se postará o automatické hodnocení. Tento způsob je ideální pro vzdělávací instituce nebo firmy, které potřebují hodnotit znalosti svých zaměstnanců nebo studentů.
• Sběr zpětné vazby od zákazníků – a to pomocí dotazníků pro personalizovaný sběr názorů od zákazníků.
• Registrace na události – Forms můžete použít k vytvoření online formuláře pro registraci na událost nebo webinář.

Microsoft Sway

Microsoft Sway – co to je a jaký má význam, když máme PowerPoint? Jde totiž o další nástroj pro tvorbu prezentací – ovšem interaktivních a dynamických prezentací. Oproti tradičním slidům dovoluje Sway uživatelům vytvářet skutečně vizuálně atraktivní „prezošky“.

Příklady použití:

• Marketéři vytvářejí interaktivní prezentace pro zákazníky, které obsahují multimediální prvky a zákazníky tak lépe zaujmou.
• Manažeři snadno tvoří dynamické reporty, které obsahují grafy, videa a interaktivní tabulky, což zlepšuje efektivitu komunikace v týmech a organizacích.

Yammer

V podstatě se jedná o takovou interní sociální síť pro firmy. Můžete na ní vytvářet ankety, vzájemně si sdílet novinky, zahajovat diskuse, chatovat. Primárně nahrazuje platformy Slack nebo Discord – pokud jste si je platili a používáte Microsoft 365 pro firmy, už nemusíte. Yammer se skvěle hodí i pro posilování firemního ducha.

→ Tip: Mohlo by vás zajímat více o vytvoření a posilování firemní kultury čili jak na produktivní pracovní prostředí.

Microsoft Bookings

Bookings je takový „microsoftí doodle“ – jde o rezervační systém, který integruje různé kalendáře z Outlooku. To oceníte zejména v případech, kdy ve firmě či týmu máte podobných kalendářů desítky a orientace je v nich už v zásadě nemožná.

Bookings sjednocuje kalendáře všech členů týmu (z Outlooku) do jednoho přehledného rozhraní, které vám ukáže, kdo je kdy dostupný. Následně můžete snadno vytvořit událost, ke které se účastníci připojí přímo z jejich kalendáře.

Dále můžete vložit kalendář na webové stránky, kde si vaši zákazníci mohou sami rezervovat schůzky na volné termíny přímo online (aplikace navíc umí automaticky potvrzovat rezervace a zákazníkům zasílat notifikace, že se blíží jejich domluvený termín.). Pro SMB jde o skvělou možnost, jak si mohou téměř bez nákladů výrazně usnadnit proces objednávání. 

Copilot? Zatím si nechte (oficiálně) zajít chuť…

Microsoft do operačního systému Windows 11 zavádí službu „Copilot“, která propojí Microsoft 365 pro firmy i domácnosti s umělou inteligencí založenou na technologii ChatGPT 4. Teoreticky to zní skvěle:

• otevřete Word a řeknete kopilotovi, ať sepíše výroční zprávu na základě dat, co najde na SharePointu nebo
• ať v Outlooku zkrátí dlouhý e-mail od kolegy formou výtahu a ten přepošle na jinou adresu nebo
• ať z dokumentu vytvoří prezentaci, kterou na základě vašich připomínek přepracuje.

Microsoft si je svojí AI tak jistý, že za něj ručí i právně a klientům údajně proplatí i případné soudní výlohy. V čem je tedy háček?

→ Tip: Přečtěte si více o možnostech investování do umělé inteligence – má skutečný potenciál?

Copilot bude součástí Windows 11 v severní Americe, menších částech Asie a v několika zemích jižní Ameriky. Evropa má zatím smůlu – a Microsoft svůj postup nijak nevysvětlil.

Nicméně chcete-li Copilota vyzkoušet (za předpokladu, že máte nejnovější a plně aktualizovanou verzi Windows 11), stačí k tomu dva jednoduché kroky:

1. Stiskněte klávesovou zkratku WIN + R.
2. Do dialogového okna vložte příkaz microsoft-edge://?ux=copilot&tcp=1&source=taskbar a potvrďte klávesou Enter.

Microsoft 365 pro firmy – i pro vás

Doufáme, že jsme vás přesvědčili, že sada Microsoft 365 ukrývá nejednu zajímavou aplikaci, která dokáže nahradit jiné placené alternativy. A pokud stále ještě Microsoft 365 pro firmy nepoužíváte, obraťte se na nás – provedeme u vás detailní audit a navrhneme, jak nejefektivněji přejít z vašeho systému, abyste platili jen za to, co skutečně využijete.